仕事のやりとりにおいて、まだFAXを使っているという人も多いのではないでしょうか。ほ連絡手段のほとんどがメールやチャットツールになっている中、意外にもFAXの利用者は多いものです。
データをFAXする場合、一度紙にコピーしてからFAXするのは面倒なもの。しかしPCやスマホからオンラインでデータをFAXすれば、コピーせずとも送信できるのです。
この記事では、オンラインでFAXを送る方法や、それぞれのメリット・デメリットについてお伝えします。
オンラインでFAXをするなら「インターネットFAX」がおすすめ!
オンラインでFAXを送る方法3つ
オンラインでFAXを送る方法は次の3つがあります。
ひとつずつ見ていきましょう。
複合機から送る
オフィスに複合機を設置すれば、PCとFAX機をつないでオンラインでFAXの送信ができます。複合機とは、FAX機能だけでなくプリンターやスキャナなどの機能を搭載した機械のことです。
この方法ではPCと複合機を接続し、複合機から固定電話回線を経由してFAXが送信されます。

なお、複合機によってFAXのオンライン送信ができる機種とできない機種があります。
複合機を設置することのメリット・デメリットは次の通りです。
メリット:その場でFAXの印刷もできる
デメリット:導入コストが高額、電話回線が必要
複合機を導入すれば、その場でFAXの印刷ができます。記入や押印が必要な書類は一度印刷する必要があるため、複合機があればその場で印刷・記入・送信が行えます。
一方で、新しく複合機を導入するのはコストがかかります。複合機には家庭用と業務用があり、家庭用は1万円〜4万円で購入できます。
しかし、安価な家庭用でもオンラインでFAX送信する機能が付いたものは高額になりがち。
また業務用複合機は何百万円とするので、リース契約するのが一般的です。しかしリースでも月1万円〜2万円かかります。
さらに複合機を使ったオンラインのFAX送信は固定電話回線を経由するため、電話回線がなければ回線契約も必要です。
FAXソフトを使って送る
FAXソフトとは、PCに導入することで複合機なしで固定電話回線を通じてFAXを送信できるソフトのことです。
複合機が必要ない分、FAXモデムが必要です。FAXモデムは数千円程度で購入でき、複合機ほどのコストがかかりません。

FAXソフトを使うことのメリット・デメリットは次の通りです。
メリット:安価に導入できる
デメリット:常時PC接続が必要、電話回線が必要
FAXソフトは無料と有料のものがありますが、無料のものでもFAXの送信だけなら十分に使えます。有料版だと自動返信や大量にFAX送信するのに便利ですが、頻繁にFAXする機会がなければ無料版で十分でしょう。
またFAXモデムを用意する必要がありますが、それも1,100円(税込)程度と安価なので、FAXソフトの導入はコストが低いというのがメリットです。
一方FAXソフトのデメリットは、PCの電源を切ってしまうとその間に受信したデータが残らないことです。そのため常時PCの電源をオンにしてオンライン接続する必要があります。
また複合機と同様に、FAXソフトは固定電話回線を経由してFAX送信するため、電話回線が必要です。
インターネットFAXを使って送る
インターネットFAXとは、インターネット経由でFAXを送信できるサービスのことです。
具体的には、メールにFAX送信したいデータを添付し、所定の宛先に送るだけ。またFAXを受信するのも、FAXで送られたデータがメールに添付されて届きます。

インターネットFAXのメリット・デメリットは次の通りです。
メリット:安価に導入できる、外出先からでもFAX送信できる
デメリット:受信料がかかる場合がある、所在地の市外局番が取得できない場合がある
インターネットFAXは、初期費用が無料または1,100円(税込)程度。固定電話回線や複合機なども必要ないため、導入コストが低いです。
またネットに繋がっていれば、インターネットFAXがどこでも利用できます。複合機やFAXソフトを使う場合だと、固定電話回線を使うため場所が限定されますが、どこにいてもFAXできるのは大きなメリットです。
一方、インターネットFAXは受信にも料金がかかる場合があります。複合機やFAXソフトだと受信料は無料なので、インターネットFAXで受信枚数が多いとコストがかさむことも。
またインターネットFAXはFAX用の電話番号が付与されるのですが、全ての市外局番の中から選べるわけではありません。会社の所在地と市外局番が違うと、会社の信頼度を損ねる可能性があります。
コンビニのコピー機からFAXするには一度コピーが必要
FAXの手段として、コンビニのコピー機を使っている人も中にはいるのではないでしょうか。
コンビニのコピー機は、FAXする場合は送信する紙をスキャンする必要があります。PCやUSBメモリとコンビニのコピー機を接続してFAXはできないため、送信したい内容を紙として一度出力しなければなりません。
もくじに戻るどの方法でFAX送信するのが一番おすすめ?
オンラインでFAXをする場合、インターネットFAXを使う方法が一番おすすめです。その理由は、初期費用が低いことと、場所を選ばずFAXできることにあります。
上でお伝えしたように、インターネットFAXは初期費用が0円もしくは1,100円(税込)程度で利用できるため利用が手軽です。
FAXソフトも安価に利用できますが、固定電話回線と接続する必要があり、場所が制限されます。しかしインターネットFAXはネット環境があればどこでも利用でき、緊急時の対応もすぐに行えるのです。
とはいえ、インターネットFAXをおすすめできない場合もあります。それは、送受信枚数が何百枚、何千枚もあるときです。
複合機やFAXソフトは固定電話の契約が必要なので、インターネットFAXよりも導入費用が高めです。
しかしインターネットFAXは安価に導入できる分、複合機やFAXソフトを使う方法よりも送受信の料金が高く設定されています。
送受信枚数が多いと、トータルでインターネットFAXのほうがコストが高くなる可能性があります。そのような場合は、複合機またはFAXソフトの導入を検討しましょう。
もくじに戻るまとめ
この記事では、オンラインでFAXを送る方法や、それぞれのメリット・デメリットについてお伝えしました。
FAXを送る機会は減ってきていますが、会社によってはまだFAXを頻繁に使うところもあります。もしFAXをビジネスで使う機会ができた人は、まずインターネットFAXから使ってみてはいかがでしょうか。
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