オンラインでFAXを送る方法を解説する

仕事のやりとりにおいて、まだFAXを使っているという人も多いのではないでしょうか。ほ連絡手段のほとんどがメールやチャットツールになっている中、意外にもFAXの利用者は多いものです。

データをFAXする場合、一度紙にコピーしてからFAXするのは面倒なもの。しかしPCやスマホからオンラインでデータをFAXすれば、コピーせずとも送信できるのです。

この記事では、オンラインでFAXを送る方法や、それぞれのメリット・デメリットについてお伝えします。

オンラインでFAXを送る方法3つ

オンラインでFAXを送る方法は次の3つがあります。

ひとつずつ見ていきましょう。

複合機から送る

オフィスに複合機を設置すれば、PCとFAX機をつないでオンラインでFAXの送信ができます。複合機とは、FAX機能だけでなくプリンターやスキャナなどの機能を搭載した機械のことです。

この方法ではPCと複合機を接続し、複合機から固定電話回線を経由してFAXが送信されます。

なお、複合機によってFAXのオンライン送信ができる機種とできない機種があります。

複合機を設置することのメリット・デメリットは次の通りです。

複合機を導入すれば、その場でFAXの印刷ができます。記入や押印が必要な書類は一度印刷する必要があるため、複合機があればその場で印刷・記入・送信が行えます。

一方で、新しく複合機を導入するのはコストがかかります。複合機には家庭用と業務用があり、家庭用は1万円〜4万円で購入できます。

しかし、安価な家庭用でもオンラインでFAX送信する機能が付いたものは高額になりがち。

また業務用複合機は何百万円とするので、リース契約するのが一般的です。しかしリースでも月1万円〜2万円かかります。

さらに複合機を使ったオンラインのFAX送信は固定電話回線を経由するため、電話回線がなければ回線契約も必要です。

ねとみ

複合機と電話回線の導入だけでもかなりコストがかかるので、これは大きなデメリットですね。

FAXソフトを使って送る

FAXソフトとは、PCに導入することで複合機なしで固定電話回線を通じてFAXを送信できるソフトのことです。

複合機が必要ない分、FAXモデムが必要です。FAXモデムは数千円程度で購入でき、複合機ほどのコストがかかりません。

FAXソフトを使うことのメリット・デメリットは次の通りです。

FAXソフトは無料と有料のものがありますが、無料のものでもFAXの送信だけなら十分に使えます。有料版だと自動返信や大量にFAX送信するのに便利ですが、頻繁にFAXする機会がなければ無料版で十分でしょう。

またFAXモデムを用意する必要がありますが、それも1,100円（税込）程度と安価なので、FAXソフトの導入はコストが低いというのがメリットです。

一方FAXソフトのデメリットは、PCの電源を切ってしまうとその間に受信したデータが残らないことです。そのため常時PCの電源をオンにしてオンライン接続する必要があります。

また複合機と同様に、FAXソフトは固定電話回線を経由してFAX送信するため、電話回線が必要です。

インターネットFAXを使って送る

インターネットFAXとは、インターネット経由でFAXを送信できるサービスのことです。

具体的には、メールにFAX送信したいデータを添付し、所定の宛先に送るだけ。またFAXを受信するのも、FAXで送られたデータがメールに添付されて届きます。

インターネットFAXのメリット・デメリットは次の通りです。

インターネットFAXは、初期費用が無料または1,100円（税込）程度。固定電話回線や複合機なども必要ないため、導入コストが低いです。

またネットに繋がっていれば、インターネットFAXがどこでも利用できます。複合機やFAXソフトを使う場合だと、固定電話回線を使うため場所が限定されますが、どこにいてもFAXできるのは大きなメリットです。

一方、インターネットFAXは受信にも料金がかかる場合があります。複合機やFAXソフトだと受信料は無料なので、インターネットFAXで受信枚数が多いとコストがかさむことも。

またインターネットFAXはFAX用の電話番号が付与されるのですが、全ての市外局番の中から選べるわけではありません。会社の所在地と市外局番が違うと、会社の信頼度を損ねる可能性があります。

ねとみ

インターネットFAXについて詳しく知りたい場合は、こちらの記事をご覧ください。

インターネットFAXとは？メリットとデメリットを解説します

コンビニのコピー機からFAXするには一度コピーが必要

FAXの手段として、コンビニのコピー機を使っている人も中にはいるのではないでしょうか。

コンビニのコピー機は、FAXする場合は送信する紙をスキャンする必要があります。PCやUSBメモリとコンビニのコピー機を接続してFAXはできないため、送信したい内容を紙として一度出力しなければなりません。

どの方法でFAX送信するのが一番おすすめ？

オンラインでFAXをする場合、インターネットFAXを使う方法が一番おすすめです。その理由は、初期費用が低いことと、場所を選ばずFAXできることにあります。

上でお伝えしたように、インターネットFAXは初期費用が0円もしくは1,100円（税込）程度で利用できるため利用が手軽です。

FAXソフトも安価に利用できますが、固定電話回線と接続する必要があり、場所が制限されます。しかしインターネットFAXはネット環境があればどこでも利用でき、緊急時の対応もすぐに行えるのです。

とはいえ、インターネットFAXをおすすめできない場合もあります。それは、送受信枚数が何百枚、何千枚もあるときです。

複合機やFAXソフトは固定電話の契約が必要なので、インターネットFAXよりも導入費用が高めです。

しかしインターネットFAXは安価に導入できる分、複合機やFAXソフトを使う方法よりも送受信の料金が高く設定されています。

送受信枚数が多いと、トータルでインターネットFAXのほうがコストが高くなる可能性があります。そのような場合は、複合機またはFAXソフトの導入を検討しましょう。

まとめ

この記事では、オンラインでFAXを送る方法や、それぞれのメリット・デメリットについてお伝えしました。

FAXを送る機会は減ってきていますが、会社によってはまだFAXを頻繁に使うところもあります。もしFAXをビジネスで使う機会ができた人は、まずインターネットFAXから使ってみてはいかがでしょうか。